Excel Firma Yönetimi Rehberi: Filtre, Toplu İşlem ve Excel

Excel Firma Yönetimi, Sotrano panelinde ürünlerinizi tek ekrandan yönettiğiniz ürün yönetim merkezidir. Katalogdaki ürünleri filtreleyebilir, toplu stok, fiyat, kategori ve marka işlemleri yapabilir, ürünleri Excel ile indirip güncelleyebilir ve ürünleri firmalara atayıp her firma için ayrı fiyat ve durum tutabilirsiniz. Bu rehber, sayfadaki tüm bölümleri adım adım anlatır.

Bu rehberde neler var?

• Excel Firma Yönetimi nedir?
• Sayfanın bölümleri ve menü
• Ürün filtreleme ve seçim
• Toplu İşlem ile ürünleri güncelleme
• Excel ile güncelleme
• Firma yönetimi
• Firma Excel şablonları
• Dikkat etmeniz gerekenler
• Sık sorulan sorular

Excel Firma Yönetimi nedir?

Excel Firma Yönetimi, başlangıçta ürünleri firmalara dağıtmak için tasarlandı. Bugün ise katalogdaki tüm ürünleri yönettiğiniz ana ürün ekranıdır ve firma yönetimi bu ekranın bir parçasıdır. Aynı sayfadan şunları yapabilirsiniz:

• Ürünleri ad, model kodu, marka, kategori, mağaza, barkod ve ek alanlara göre filtrelemek.
• Seçtiğiniz ürünlerde toplu işlem yapmak: durum, kategori, marka, stok, desi, fiyat ve ek alan değiştirmek ya da ürünleri silmek.
• Ürün fiyat, stok, resim ve ek alan bilgilerini Excel ile indirip güncellemek.
• Ürünleri firmalara atamak, her firma için durum ve firma fiyatı belirlemek ve firmalara özel Excel dosyaları hazırlamak.

Firma ile Tedarikçi aynı şey değildir. Firma, ürünlerin dağıtıldığı taraftır. Tedarikçi ise ürünlerin temin edildiği taraftır. İkisi de aynı ürün listesinden yönetilir, ancak ayrı tanımlanır.

Sayfanın bölümleri ve menü

Sol menüde Pazaryeri Yönetimi başlığının altında Excel Firma Yönetimi bulunur. Altında Firmalar ve Excel Şablonları bağlantıları yer alır. Modülün üç ekranı vardır:

• Ürün Listesi: Filtreleme, toplu işlem ve Excel ile güncelleme bu ekrandadır.
• Firmalar: Firma kartlarını oluşturur ve düzenlersiniz.
• Excel Şablonları: Firmalara özel Excel sütun düzenlerini hazırlarsınız.

Ürün Listesi sayfası yukarıdan aşağıya şu bölümlerden oluşur: filtreler, Excel İle Güncelle, Toplu İşlem, Firma Şablonu ile İndir ve ürün tablosu. Yeni bir ürün eklemek için sağ üstteki Yeni Ürün düğmesini kullanın. Tablodaki her ürünün yanındaki düzenle simgesi ürün düzenleme sayfasını açar.

Ürün filtreleme ve seçim

Filtre alanları

Ürünleri bulmak için sayfanın üstündeki filtreleri kullanın. Şu alanlara göre arama yapabilirsiniz:

• Ürün, Model Kodu, Barkod ve Stok Kodu
• Marka, Durum (Aktif veya Pasif) ve Kategori
• Mağaza: Ürünün hangi mağazada olduğu ya da olmadığı. Listede her mağaza için Var ve Yok seçeneği ile Hiçbir Mağazada Yok seçeneği bulunur.
• Firma ve Tedarikçi: Belirli bir firmaya ya da tedarikçiye atanmış ürünler.

Filtreleri seçtikten sonra Uygula düğmesine tıklayın. Filtreleri sıfırlamak için Temizle bağlantısını kullanın.

Ek Alan filtreleme

Ek Alan Filtreleme bölümünde en fazla beş ek alanı birlikte filtreleyebilirsiniz. Soldaki listeden ek alanı (Ek Alan 1 ile Ek Alan 10 arasında), altındaki kutuya aranacak değeri yazın. Örneğin Ek Alan 1 alanına Fabrika 1 yazarsanız yalnızca bu değere sahip ürünler listelenir. Ek alanların ne olduğunu Ek Alanlar nedir? başlığında bulabilirsiniz.

Ürünleri seçme

Toplu işlem, Excel indirme ve firma atama işlemleri seçtiğiniz ürünlere uygulanır. Seçim için:

• Satırdaki kutuyu işaretleyerek ürünleri tek tek seçin.
• Görünen sayfanın tamamını seçmek için Sayfadakileri Seç düğmesini kullanın.
• Filtreye uyan tüm ürünleri, sayfalara bakmadan seçmek için Filtredeki Tüm Ürünleri Seç düğmesini kullanın.
• Seçimi sıfırlamak için Seçimi Temizle bağlantısına tıklayın. Seçili ürün sayısı yanında görünür.

Sayfa başına gösterilen ürün sayısını (10, 15, 20, 50 veya 100) Sayfa Başına listesinden değiştirebilirsiniz.

Tablo sütunlarını düzenleme

Sütunları Düzenle düğmesiyle tabloda hangi sütunların görüneceğini seçebilir, sütunları sürükleyip sıralayabilirsiniz. Ürün Resmi sütununu da açabilirsiniz. Sütunları orijinal hale getir bağlantısı varsayılan görünüme döner.

Toplu İşlem ile ürünleri güncelleme

Ürünleri seçtikten sonra Toplu İşlem listesinden yapmak istediğiniz işlemi seçin. İşleme göre gerekli alanlar açılır. Bilgileri girip Uygula düğmesine tıklayın. İşlem yalnızca seçili ürünlere uygulanır.

Durum, kategori ve marka değiştirme

• Durumu Aktif Yap ve Durumu Pasif Yap: Seçili ürünlerin katalogdaki durumunu değiştirir.
• Kategori Değiştir: Yeni Kategori kutusuna yazmaya başlayın ve listeden kendi kategorilerinizden birini seçin.
• Marka Değiştir: Yeni Marka alanından yeni markayı seçin.

Toplu stok güncelleme

• Stok Güncelle: Stok kutusuna bir sayı yazın. Seçili ürünlerin stoğu bu değere ayarlanır.
• Stok Sıfırla: Seçili ürünlerin stoğunu sıfırlar. Sezon sonu ya da tedarik sorunu gibi durumlarda ürünleri hızlıca satışa kapatmak için kullanışlıdır.
• Desi Bilgisi Gir: Desi / Ağırlık kutusuna girdiğiniz değeri seçili ürünlere yazar.

Not: Stok ve fiyat değişiklikleri, ürün pazaryerlerinde yayındaysa ve pazaryeri hesabınızın senkronizasyon ayarları izin veriyorsa pazaryerlerine otomatik gönderilir. Aktarım dakikalar içinde tamamlanır.

Toplu fiyat güncelleme

Toplu Fiyat Güncelleme işlemi, mevcut bir fiyattan hesaplama yaparak başka bir fiyatı günceller. Dört alan doldurulur:

• Kaynak Fiyat: Hesabın dayanacağı fiyat. Alış Fiyatı veya Satış Fiyatı.
• Güncellenecek Fiyat: Sonucun yazılacağı fiyat. Alış Fiyatı veya Satış Fiyatı.
• İşlem: Çarp, Böl, Yüzde Artır, Yüzde Azalt, Miktar Ekle, Miktar Çıkar veya Sabit Değer.
• Değer: İşlemde kullanılacak sayı.

Örneğin kaynak fiyatı Alış Fiyatı, güncellenecek fiyatı Satış Fiyatı, işlemi Yüzde Artır ve değeri 30 seçerseniz, seçili ürünlerin satış fiyatı alış fiyatının %30 fazlası olur.

Ek Alan güncelleme

Ek Alan Güncelle işleminde Hangi Ek Alan listesinden alanı (Ek Alan 1 ile Ek Alan 10 arasında) seçin, Değer kutusuna yazılacak metni girin. Seçili tüm ürünlerin o ek alanı aynı değerle güncellenir.

Ek Alanlar nedir?

Ek alanlar, ürünlerinize eklediğiniz özel bilgi alanlarıdır. Toplam 10 adet vardır (Ek Alan 1 ile Ek Alan 10). Hangi alana ne yazacağınıza siz karar verirsiniz. Örneğin Ek Alan 1'e sezon, Ek Alan 2'ye üretim yeri ya da bir iç not yazabilirsiniz. Ek alanlar şu işlerde kullanılır:

• Doldurma: Excel ile (Ek Alan Güncelle şablonu) ya da Toplu İşlem ile.
• Arama: Ürün Listesi'ndeki Ek Alan Filtreleme bölümü ile.
• Çıktılar: Firma Excel şablonlarında ve kargo etiketi şablonlarında sütun olarak.

Ürünleri silme

Ürünleri Sil işlemi seçili ürünleri katalogdan siler. Uygula düğmesine basmadan önce seçili ürün sayısını ve filtrenizi mutlaka kontrol edin. Ürünü yalnızca bir firmadan çıkarmak istiyorsanız silmek yerine Firmadan Çıkar işlemini kullanın.

Firma ve tedarikçi işlemleri

Toplu İşlem listesindeki Firmaya Ekle, Firmadan Çıkar, Firma Durumu ve Firma Fiyatı Güncelle işlemlerini Firma yönetimi bölümünde anlatıyoruz. Tedarikçiye Ekle, Tedarikçiden Çıkar ve Tedarikçi Durumu işlemleri aynı mantıkla çalışır. Fark, ürünlerin dağıtım yerine temin edildiği tedarikçiyi belirtmenizdir. Tedarikçi işlemlerinde fiyat işlemi yoktur.

Excel ile güncelleme

Sayfanın üst bölümündeki Excel İle Güncelle alanı, ürün verilerini Excel üzerinden toplu değiştirmenizi sağlar. Binlerce ürünü tek dosyayla güncellemek için en hızlı yoldur.

1. Önce ürünleri filtreleyin. Excel'e yalnızca filtrenizdeki ürünler yazılır.
2. Listeden güncelleme türünü seçin.
3. Filtreyi Excel Olarak İndir düğmesine tıklayın.
4. Excel'de değerleri düzenleyin ve dosyayı kaydedin.
5. Excel Yükle düğmesiyle dosyayı panele yükleyin.

Güncelleme türleri ve indirdiğiniz şablonların ilk satırındaki sütun başlıkları şöyledir:

• Fiyat Güncelle: Stok Kodu, Barkod, Alış Fiyatı, Satış Fiyatı, PSF, KDV
• Stok Güncelle: Stok Kodu, Barkod, Stok, rezerve, Desi
• Resim Güncelle: Stok Kodu, Ana Ürün Kodu, Renk Değeri, Görsel Kullanımı, Resim Linkleri (birden fazla bağlantıyı virgülle ayırın)
• Ek Alan Güncelle: Ana Ürün Kodu, Stok Kodu, Ürün Adı, Ek Alan 1 ile Ek Alan 10
• Firma Durumu — Model Bazlı: Ana Ürün Kodu, Ürün Adı, Firma, Durumu
• Firma Durumu — Varyant Bazlı: Stok Kodu, Barkod, Ürün Adı, Firma, Durumu

Önemli: Dosyanın ilk satırındaki sütun başlıklarını değiştirmeyin. Ürünler Stok Kodu ya da Ana Ürün Kodu ile eşleştiği için bu sütunları da değiştirmeyin.

Firma durumunu Excel ile güncelleme

Firma Durumu türlerinde önce Firma listesinden firmayı seçin, sonra şablonu indirin. Dosyadaki Firma sütunu yalnızca bilgi içindir. Hangi firma için güncelleme yapılacağını Excel'deki sütun değil, panelde seçtiğiniz firma belirler. Model bazlı dosyada durum ürünün tüm varyantlarına birlikte uygulanır. Varyant bazlı dosyada her varyantın durumunu ayrı belirlersiniz.

Firma yönetimi

Ürünlerinizi paylaştığınız iş ortaklarını (bayi, toptancı, platform) panelde firma olarak tanımlarsınız. Firma tanımlandıktan sonra her ürün için o firmadaki durumu ve firma fiyatını ayrı yönetirsiniz.

Firma ekleme

1. Excel Firma Yönetimi > Firmalar sayfasını açın.
2. Sağ üstteki Yeni Firma Ekle düğmesine tıklayın.
3. Firma Adı alanına firmanın resmi adını yazın.
4. Kısa Adı alanına listelerde ve filtrelerde görünecek kısa bir etiket yazın. Bu alan zorunludur.
5. Teslimat Yöntemi olarak E-posta, Portal Yükleme veya Diğer seçeneğinden birini seçin.
6. İsterseniz Notlar alanına bilgi ekleyin ve + Ekle ile firma yetkililerini kişi olarak kaydedin.
7. Aktif kutusu işaretliyken firma kullanıma açıktır. Kaydet ile işlemi tamamlayın.

Kaydettiğiniz firmalar Firmalar listesinde kısa adı, teslimat yöntemi, durumu ve kişi sayısıyla görünür. Buradan Düzenle ve Sil işlemlerini yapabilirsiniz.

Ürünleri firmaya ekleme ve durum belirleme

Ürün Listesi'nde ürünleri seçin ve Toplu İşlem listesinden Firmaya Ekle işlemini seçin. Ardından Firma ve Başlangıç Durumu alanlarını doldurup Uygula düğmesine tıklayın.

Firmadaki ürün durumu dört değerden biridir:

• Taslak
• Aktif
• Pasif
• Red Edildi

Güncelleme tipindeki Excel şablonları yalnızca Aktif durumdaki ürünleri içerir. Diğer durumları kendi çalışma düzeninize göre kullanabilirsiniz. Örneğin Taslak'ı henüz firmaya sunmadığınız ürünler için, Red Edildi'yi firmanın kabul etmediği ürünler için kullanabilirsiniz.

Durumu sonradan değiştirmek için ürünleri seçin ve Firma Durumu: Aktif, Firma Durumu: Pasif, Firma Durumu: Taslak veya Firma Durumu: Red Edildi işlemlerinden birini uygulayın. Ürünü firmadan kaldırmak için Firmadan Çıkar işlemini kullanın. Firmaya atanmamış ürünler Excel çıktılarında Atanmamış olarak görünür.

Firma fiyatı belirleme

Her firmaya farklı fiyat uygulayabilirsiniz. Ürünleri seçin ve Toplu İşlem listesinden Firma Fiyatı Güncelle işlemini seçin. Ardından şu alanları doldurun:

• Firma: Fiyatın uygulanacağı firma.
• Kaynak Fiyat: Alış Fiyatı, Satış Fiyatı, Karşılaştırma Fiyatı veya mevcut Firma Fiyatı.
• İşlem: Çarp, Böl, Yüzde Artır, Yüzde Azalt, Miktar Ekle, Miktar Çıkar veya Sabit Değer.
• Değer: İşlemde kullanılacak sayı.

Sonuç genel satış fiyatınızı değiştirmez. Yalnızca o firmanın fiyatı güncellenir.

Firma Excel şablonları

Excel şablonu, firmaya vereceğiniz dosyanın hangi sütunlardan oluşacağını belirler. Her firmanın istediği düzen farklı olabileceği için firma başına ayrı şablon hazırlayabilirsiniz.

Excel Firma Yönetimi > Excel Şablonları sayfasında mevcut şablonlarınızı, bağlı oldukları firmayı, tipini ve sütun sayısını görürsünüz. Yeni şablon için Yeni Şablon düğmesine tıklayın.

Şablon tipini seçin

Tip alanında iki seçenek vardır:

• Güncelleme (firma aktif ürünleri): Yalnızca firmada Aktif durumdaki ürünleri içerir. Şablonlar listesinde İndir düğmesiyle doğrudan indirilir. Firmaya göndereceğiniz güncel stok ve fiyat dosyaları için uygundur.
• Filtreleme (Toplu İşlemler filtresi): Ürün Listesi'nde hazırladığınız filtreyi kullanır. Firma Şablonu ile İndir bölümünden indirilir. Belirli bir ürün grubunu, örneğin yeni eklediğiniz ürünleri, firmaya teklif olarak göndermek için uygundur.

Alan havuzundan sütunları seçin

1. Şablon Adı alanına ayırt edici bir ad yazın.
2. Firma listesinden şablonun bağlı olacağı firmayı seçin.
3. Soldaki Alan Havuzu'ndan + simgesiyle sütunları ekleyin. Aradığınız alanı Ara kutusuyla bulabilirsiniz.
4. Sağdaki Sütunlar listesinde sütunları sürükleyip bırakarak sıralayın. Her sütunun başlığını Excel'de görünecek şekilde düzenleyebilirsiniz.
5. Kaydet düğmesine tıklayın.

Alan havuzu gruplar halinde düzenlenmiştir:

• Varyant: Barkod, stok kodu, varyant, stok (elde) ve stok (müsait).
• Fiyat: Alış, satış ve karşılaştırma fiyatı, firma fiyatı ve her pazaryeri mağazanız için ayrı satış ve liste fiyatı sütunları.
• Firma Bilgileri: Firma durumu. Filtreleme şablonlarında Firma Durum Seçim ve Firma Fiyat Seçim alanları ile farklı firmaların durum ve fiyatını aynı dosyada gösterebilirsiniz.
• Ürün: Ürün adı, model kodu, marka, kategori ve açıklama.
• Model, Ölçü ve Görsel: Renk, ağırlık, boyutlar ve ürün görseli adresleri.
• Diğer: Boş Sütun ve Özel Formül.
• Ek Alanlar: Ek Alan 1 ile Ek Alan 10.
• Pazaryeri Durum: Ürünün her pazaryeri mağazanızda Aktif, Pasif, Beklemede, Hatalı veya Gönderilmedi olup olmadığı.

Not: Firma Durum Seçim ve Firma Fiyat Seçim alanları yalnızca Filtreleme şablonlarında kullanılabilir. Güncelleme şablonu doğrudan tek bir firmaya verildiği için, başka bir firmanın fiyat ve durum bilgisi bu dosyaya girmez.

Özel formül ve ondalık ayracı

• Özel Formül sütununda Excel formülü yazabilirsiniz. Formülde {ROW_ID} ifadesi satır numarasıyla değiştirilir. Örneğin E{ROW_ID} ifadesi ilk veri satırında E2, sonraki satırda E3 olur.
• Fiyat ve ağırlık sütunlarında Ondalık ayraç virgül (,) kullan kutusunu işaretlerseniz sayılar Excel'de virgüllü yazılır.

Şablonla Excel dosyasını indirme

Güncelleme şablonu için: Şablonlar listesinde şablonun yanındaki İndir düğmesine tıklayın.

Filtreleme şablonu için:

1. Ürün Listesi'nde filtrelerinizi uygulayın ve gerekirse ürünleri seçin.
2. Firma Şablonu ile İndir listesinden şablonu seçin.
3. Dışa aktarılan ürünlerin Taslak durumuna alınmasını istiyorsanız Aktarılan ürünleri Taslak durumuna al kutusunu işaretleyin.
4. Şablonu İndir düğmesine tıklayın.

Büyük kataloglarda dosya arka planda hazırlanır, bu yüzden indirme birkaç saniye sürebilir. Dosya hazır olduğunda indirilir.

Dikkat etmeniz gerekenler

• Önce filtreleyin, sonra işlem yapın: Toplu işlem ve Excel indirme, seçili ya da filtrelenmiş ürünlere uygulanır. Uygulamadan önce filtrenizi ve seçili ürün sayısını kontrol edin.
• Önce küçük bir deneme yapın: Yeni bir toplu işlemi, şablonu ya da Excel yüklemesini önce birkaç ürünle deneyin. Sonucu doğruladıktan sonra tüm kataloğa uygulayın.
• Paylaşılan ürünler: Bir tedarikçiden paylaşılan ürünler listenizde görünür. Ürünün kendisini değiştiren toplu işlemler (silme, durum, kategori, marka, stok, fiyat ve ek alan güncelleme) yalnızca kendi ürünlerinize uygulanır. Seçiminizde paylaşılan ürünler varsa bunlar uyarı verilmeden atlanır. Firma ve tedarikçi atamaları ise paylaşılan ürünlerde de çalışır.
• Sütun başlıklarını değiştirmeyin: Excel ile yükleme yaparken ilk satırdaki başlıkları ve Stok Kodu ya da Ana Ürün Kodu sütunlarını olduğu gibi bırakın.
• Sütun sayısı: Firma şablonunda yalnızca firmanın gerçekten ihtiyaç duyduğu sütunları tutun. Gereksiz sütunlar dosyayı hem büyütür hem karıştırır.

İlgili rehberler

• Kargo Etiketi Şablonları Rehberi: Etiket şablonu tasarlamak, barkod ve QR kod eklemek için.
• Excel Toplu Güncelleme Rehberi: Ürünleri Excel dosyasıyla toplu eklemek ve güncellemek için.
• Pazaryerlerinde Toplu Fiyat ve Stok Güncelleme: Excel ile toplu fiyat ve stok güncellemek için.
• Ürün Ekleme ve Düzenleme Rehberi: Tek bir ürünü elle eklemek ve düzenlemek için.
• Kategoriler Rehberi ve Markalar Rehberi: Kategori ve marka listelerini yönetmek için.
• Tedarikçi Listesi Rehberi: Tedarikçileri tanımlamak için.

Sık sorulan sorular

Toplu stok güncellemesi pazaryerlerine yansır mı?

Ürün pazaryerinde yayındaysa ve pazaryeri hesabınızın senkronizasyon ayarları izin veriyorsa, stok ve fiyat değişiklikleri pazaryerlerine otomatik gönderilir. Aktarım dakikalar içinde tamamlanır.

Ek Alan nedir, ne için kullanılır?

Ek alanlar, ürünlere eklediğiniz 10 adede kadar özel bilgi alanıdır. Sezon, üretim yeri ya da iç not gibi kendi bilgilerinizi tutmak için kullanılır. Excel, Toplu İşlem ve filtrelerle yönetilir.

Bir ürünü birden fazla firmaya atayabilir miyim?

Evet. Aynı ürünü farklı firmalara ekleyebilir, her firma için durumu ve fiyatı ayrı belirleyebilirsiniz.

Güncelleme ve Filtreleme şablonu arasındaki fark nedir?

Güncelleme şablonu, tek bir firmanın Aktif ürünlerini içerir ve Şablonlar listesinden indirilir. Filtreleme şablonu ise Ürün Listesi'nde uyguladığınız filtreyi kullanır ve birden fazla firmanın durum ve fiyat bilgisini aynı dosyaya koyabilir.

Firma fiyatı girmediğim ürünlerde Excel'de ne görünür?

Firma fiyatı tanımlanmamış ürünlerde ilgili hücre boş kalır.

Excel ile yüklediğim fiyat dosyası genel satış fiyatımı değiştirir mi?

Fiyat Güncelle türünde yüklediğiniz dosya ürünlerin Alış Fiyatı, Satış Fiyatı, PSF ve KDV bilgilerini günceller. Yalnızca firma fiyatını değiştirmek için Firma Fiyatı Güncelle toplu işlemini kullanın. Yükleme yapmadan önce hangi türü seçtiğinizi kontrol edin.

Aynı anda kaç ürün seçebilirim?

Filtredeki Tüm Ürünleri Seç düğmesiyle filtreye uyan tüm ürünleri seçebilirsiniz. Sayfa başına gösterilen ürün sayısını 10 ile 100 arasında değiştirebilirsiniz.

Sonuç

Excel Firma Yönetimi, ürün yönetiminin merkezidir: filtreleyin, seçin, ardından Toplu İşlem ya da Excel ile güncelleme ile değişikliği tek seferde uygulayın. Ürünleri iş ortaklarınızla paylaşıyorsanız firmaları tanımlayın, ürünleri firmalara atayın ve firma şablonlarıyla güncel dosyaları indirin. Takıldığınız bir adım olursa Sotrano destek ekibiyle iletişime geçebilirsiniz.